☰ Menu
Powiatowy Urząd Pracy w Trzebnicy
Grafika zawierająca herb wzorcowy

Poniedziałek 29.11.2021

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Rzeczowy wykaz akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt Powiatowego Urzędu Pracy w Trzebnicy
  Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Trzebnicy Nr 5/2005 z dnia 09.12.2005 r.  
 
  
 Wykaz klas I i II stopnia podziału
 

0          Zarządzanie
00       Organy kolegialne
01       Organizacja
02       Akty normatywne. Obsługa prawna
03       Plany, sprawozdania, statystyka, analizy
04       Informatyka
05       Skargi i wnioski oraz listy obywateli
06       Wydawnictwa. Popularyzacja.
Informacje
07       Współpraca z krajowymi instytucjami
08       Kontakty zagraniczne
09       Kontrole własnego Urzędu
 
1          Kadry
10       Zasady pracy i płacy
11       Zatrudnianie
12       Ewidencja osobowa
13       Bezpieczeństwo i higiena pracy
14       Szkolenie i doskonalenie zawodowe
pracowników Urzędu
15       Dyscyplina pracy
16       Sprawy socjalno-bytowe pracowników
17       Ubezpieczenia osobowe pracowników
 
2          Środki rzeczowe
20       Podstawowe zasady gospodarowania
środkami rzeczowymi
21       Inwestycje i remonty kapitalne
22       Administracja nieruchomościami
23       Gospodarka materiałowa
24       Źródła zaopatrzenia
25       Transport, łączność, infrastruktura
informatyczna i telekomunikacyjna
26       Ochrona obiektów, mienia. Sprawy obrony cywilnej
27       Przetargi i zamówienia publiczne
 
3          Ekonomika
30       Podstawowe zasady ekonomiczno-
finansowe
31       Finansowanie
32       Księgowość budżetowa
33       Rozliczenia płac
34       Księgowość materiałowo-towarowa
35       Fundusze, środki specjalne
 
36       Inwentaryzacja
37       Dyscyplina finansowa
 
4          Obserwacja rynku pracy, plany, programy, partnerstwo na rynku pracy.
40       Przepisy i zasady dotyczące działań na rynku pracy
41       Obserwacja rynku pracy
42       Plany i programy rynku pracy
43       Partnerstwo na rynku pracy
 
5          Usługi rynku pracy
50       Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczenia usług rynku pracy
51       Pośrednictwo pracy
52       Usługi EURES
53       Poradnictwo zawodowe
54       Kluby pracy
55       Szkolenia
 
6          Instrumenty rynku pracy
60       Przepisy i wyjaśnienia dotyczące instrumentów rynku pracy
61       Prace interwencyjne i roboty publiczne
62       Finansowanie staży, przygotowania zawodowego, stypendiów i szkoleń
63       Dofinansowanie miejsca pracy
64       Pomoc finansowa bezrobotnemu w związku z podjęciem pracy
 
7                    Rejestracja bezrobotnych lub poszukujących pracy oraz ustalenie praw do świadczeń
70    Przepisy i wyjaśnienia dotyczące rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy oraz ustalania praw do świadczeń
71    Rejestracja bezrobotnych lub osób poszukujących pracy
72    Obsługa wypłat zasiłków
73    Świadczenia dla rolników zwalnianych z pracy
74    Wpłaty na Fundusz Pracy osób zatrudnionych za granicą
 

 
Symbole klasyfikacyjne
 
Hasło klasyfikacyjne
Kategorie dokumentacji
 
Uwagi
I
II
III
IV
w komórce merytorycznej
w innej komórce
1
2
3
4
5
6
7
8
0
 
 
 
ZARZĄDZANIE
 
 
 
 
00
 
 
Organy kolegialne
 
 
 
 
 
000
 
Powiatowa Rada Zatrudnienia
A
Bc
do kategorii A  kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, itp.; do kategorii B2 zalicza się dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np. korespondencję operatywną).
 
 
001
 
Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)
A
Bc
Rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja jak przy klasie 000. Dla każdej komisji i zespołu zakłada się odrębnią teczkę.
 
 
002
 
Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje organizowane przez Urząd
A
Bc
nie będące szkoleniami własnych pracowników Urzędu oraz bezrobotnych i innych poszukujących pracy. Rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja oraz sposób prowadzenia jak przy klasie 001
 
 
003
 
Udział w obcych organach kolegialnych
A
Bc
do kategorii A  zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą dokumentację. Dla każdego organu można założyć odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie 001
 
 
004
 
Zebrania pracowników
A
Bc
inne niż przy klasach 001 i 002; rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja jak przy klasie 000
 
 
01
 
 
Organizacja
 
 
 
 
 
010
 
Organizacja organów nadrzędnych
B10
Bc
statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, itp.
 
 
011
 
Organizacja własnego Urzędu
A
Bc
przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnego Urzędu, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia Urzędu, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy)
 
 
012
 
Obsługa kancelaryjna Urzędu.
 
 
 
 
 
 
0120
Przepisy kancelaryjne i archiwalne
A
Bc
instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego inne instrukcje dot. postępowania z dokumentacją.
 
 
 
0121
Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji
B5
–––
kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i doręczeń pocztowych, rejestry faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, terminarze, kalendarze
 
 
 
0122
Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy
A
Bc
opracowanie wzorów
 
 
 
0123
Ewidencja druków ścisłego zarachowania
B10
Bc
 
 
 
 
0124
Wzory odciskowe pieczęci
A
–––
ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie 230
 
 
013
 
Archiwum zakładowe
 
 
przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0120
 
 
 
0130
Ewidencja dokumentacji archiwum zakładowego
A
Bc
spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej. Spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji. Korespondencja i spisy akt przekazywanych do innych instytucji, np. do archiwum państwowego, ZUS
 
 
 
0131
Udostępnianie dokumentacji
B2
–––
podania, zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt, korespondencja, itp.
 
 
014
 
Pełnomocnictwa i upoważnienia
B10
Bc
również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia.
 
 
015
 
Zbiory biblioteczne Urzędu
 
 
tj. dzienniki ustaw, dzienniki urzędowe, monitory, czasopisma, literatura fachowa, itp.
 
 
 
0150
Ewidencja zbiorów bibliotecznych
A
–––
księgi (rejestry) inwentarzowe, katalogi, bazy danych
 
 
 
0151
Gromadzenie zbiorów bibliotecznych
B5
–––
zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany
 
 
016
 
Udostępnianie informacji publicznej
       B5
Bc
 
 
 
02
 
 
Akty normatywne. Obsługa prawna
 
 
 
 
 
020
 
Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających
B10
Bc
okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu
 
 
021
 
Zbiór aktów normatywnych własnych
A
Bc
komplet podpisanych przez Dyrektora Urzędu zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, itp.                                    Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy.              Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt przygotowała.
 
 
022
 
Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez Urząd
BE5
Bc
 
 
 
023
 
Opinie prawne
 B5
Bc
 
 
 
024
 
Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym
B10
Bc
okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.
 
 
03
 
 
Plany, sprawozdania, statystyka, analizy
 
 
W NIŻEJ ROZBUDOWANYCH KLASACH UJMOWANE SĄ PLANY I SPRAWOZDANIA DOT. WSZELKICH RODZAJÓW ZAGADNIEŃ PROWADZONYCH PRZEZ URZĄD, W TYM DZIAŁALNOŚCI USTAWOWEJ, Z WYJĄTKIEM OBSERWACJI RYNKU PRACY (ZOB. KLASA 41)
 
 
030
 
Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej)
BE5
Bc
do kategorii A  zalicza się opracowania własne, a do kategorii B5 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu.
 
 
031
 
Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych
B5
Bc
przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
 
 
032
 
Programy własne Urzędu
A
Bc
dotyczy programów perspektywicznych                            
 
 
033
 
Plany własne Urzędu
 
 
 
 
 
 
0330
Plany wieloletnie
A
Bc
 
 
 
 
0331
Plany roczne i jednorodne
A
Bc
 
 
 
 
0332
Plany okresowe
B5
Bc
 
 
 
034
 
Sprawozdania własne Urzędu
 
 
 
 
 
 
0340
Sprawozdania z realizacji planów wieloletnich
A
Bc
 
 
 
 
0341
Sprawozdania roczne
A
Bc
 
 
 
 
0342
Sprawozdania okresowe
B5
Bc
 
 
 
035
 
Sprawozdania statystyczne
 
 
 
 
 
 
0350
Sprawozdania statystyczne końcowe
A
Bc
 
 
 
 
0351
Sprawozdania statystyczne cząstkowe
B5
Bc
 
 
 
036
 
Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy
A
Bc
własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety i zapytania
 
 
04
 
 
Informatyka
 
 
sprawy dot. zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – zob. klasy 23 i 25
 
 
040
 
Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów informatycznych
B5
Bc
dokumentacja techniczna oprogramowania, umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty, dokumentacja trybu homologacji, umowy i licencje na oprogramowanie, przy czym okres przechowywania w przypadku umów i licencji liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej.
 
 
041
 
Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania
 
 
 
 
 
 
0410
Organizacja prac eksploatacyjnych systemów informatycznych
B5
Bc
rodzaje dokumentacji wymieniono przy klasie 040
 
 
 
0411
Instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych
A
Bc
do kategorii A  zalicza się instrukcje własne, ale również obce, jeżeli dotyczyły ważnego oprogramowania dla Urzędu lub były dla niego przygotowane. Pozostałe – kategoria B5, przy czym okres przechowywania liczy się od daty utraty aktualności przez daną instrukcję.
 
 
 
0412
Ewidencja stosowanych systemów i programów
A
Bc
 
 
 
 
0413
Zbiory danych na nośnikach informatycznych (banki danych)
A
Bc
dane zachowane na nośnikach informatycznych (każdorazowo minimum w 2 kopiach zabezpieczających) oraz wydruki zabezpieczające.            Bazy danych zawierające dane z dokumentacji księgowości i administracji przechowywane są tak długo jak określone to zostało w odpowiednich dla tej dokumentacji klasach rzeczowych wykazu akt
 
 
 
0414
Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów
B5
Bc
okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu
 
 
05
 
 
Skargi i wnioski oraz listy obywateli
 
 
 
 
 
050
 
Przepisy dot. załatwiania skarg i wniosków
A
Bc
 
 
 
051
 
Załatwianie skarg i wniosków
A
Bc
w tym ich ewidencja (rejestr)
 
 
06
 
 
Wydawnictwa. Popularyzacja. Informacje.
 
 
 
 
 
060
 
Wydawnictwa
A
Bc
do kategorii A  kwalifikuje się materiały do danego wydawnictwa wraz z dwoma egzemplarzami wydawnictwa; do kategorii B2 zalicza się dokumentację spraw technicznych, np. zlecenia, rozliczenia, kopie faktur, korespondencję
 
 
061
 
Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat Urzędu
A
Bc
możliwy podział według grup rzeczowych
 
 
062
 
Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z dyrekcją i przedstawicielami Urzędu
A
Bc
 
 
 
063
 
Wystawy, pokazy, targi
A
Bc
inne niż przy klasie 51; do kategorii A  zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania, itp., a do kategorii B5 – korespondencję związaną z techniczną i organizacyjną obsługą
 
 
07
 
 
Współpraca z krajowymi instytucjami
 
 
OBEJMUJE SPRAWY OGÓLNE WSPÓŁPRACY NIEZWIĄZANE BEZPOŚREDNIO Z AKTAMI INNYCH KLAS (NP. KLASA 43)
 
 
070
 
Współpraca z organami administracji rządowej
BE5
Bc
do kategorii A  należy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 pozostałe dokumenty.           Dla poszczególnych organów, urzędów i władz można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i porozumienia – przy klasie 073
 
 
071
 
Współpraca z organami samorządu terytorialnego i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi
BE5
Bc
jak przy klasie 070
 
 
072
 
Współpraca z innymi instytucjami krajowymi
BE5
Bc
jak przy klasie 070
 
 
073
 
Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania własnego Urzędu oraz dotyczące współpracy
A
Bc
okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów
 
 
074
 
Reprezentacja w zakresie współpracy krajowej
B2
Bc
zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe
 
 
08
 
 
Kontakty zagraniczne
 
 
 
 
 
080
 
Współpraca z zagranicznymi instytucjami
BE5
Bc
jak przy klasie 070
 
 
081
 
Obsługa wyjazdów zagranicznych własnych pracowników
B5
Bc
przy czym indywidualne instrukcje dla delegowanych, rejestry wyjazdów oraz sprawozdania kwalifikuje się do kategorii A
 
 
082
 
Obsługa delegacji zagranicznych
B5
Bc
przy czym programy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów i spotkań kwalifikuje się do kategorii A
 
 
083
 
Reprezentacja w zakresie współpracy międzynarodowej
B2
Bc
jak przy klasie 074
 
 
09
 
 
Kontrole własnego Urzędu
 
 
PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ PRZY KLASIE 03
 
 
090
 
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli
A
Bc
przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne
 
 
091
 
Kontrole kompleksowe i problemowe zewnętrzne
A
Bc
protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę.
 
 
092
 
Kontrole wycinkowe i doraźne zewnętrzne
B5
Bc
 
 
 
093
 
Kontrole wewnętrzne w Urzędzie
B5
Bc
 
 
 
093
 
Książka kontroli
B5
–––
 
 
1
 
 
 
KADRY
 
 
 
 
10
 
 
Zasady pracy i płacy
 
 
DOTYCZĄCE WŁASNYCH PRACOWNIKÓW
 
 
100
 
Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych
B10
Bc
okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu
 
 
101
 
Przepisy własne dotyczące pracy i płacy
A
Bc
regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i etatów, wykazy etatów oraz korespondencja w ww. sprawach
 
 
11
 
 
Zatrudnianie
 
 
 
 
 
110
 
Zatrudnianie pracowników
B2
Bc
akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
 
 
111
 
Zwalnianie pracowników
B2
Bc
jak przy klasie 110
 
 
112
 
Opinie o pracownikach
B5
Bc
jak przy klasie 110
 
 
113
 
Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników
B2
Bc
przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, nominacje, przydział; postępowanie z dokumentacją jak przy klasie 110
 
 
114
 
Prace zlecone
 
 
 
 
 
 
1140
Prace zlecone ze składką na ZUS
B50
Bc
 
 
 
 
1141
Prace zlecone bez składki na ZUS
B5
Bc
 
 
 
115
 
Nagrody, odznaczenia, kary
 
 
 
 
 
 
1150
Nagrody jubileuszowe
B10
–––
wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
 
 
 
1151
Nagrody z Funduszu Pracy
B10
–––
jak przy klasie 1150
 
 
 
1151
Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne
B5
–––
wnioski
 
 
 
1152
Kary dyscyplinarne i inne kary
Bc
–––
 
 
 
116
 
Wojskowe sprawy pracowników
B5
–––
jak przy klasie 110
 
 
12
 
 
Ewidencja osobowa
 
 
 
 
 
120
 
Akta osobowe pracowników
BE50
–––
dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy.                            Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem.
 
 
121
 
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych
B50
–––
skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itp.
 
 
122
 
Legitymacje służbowe
B5
–––
rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp.
 
 
123
 
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
B5
–––
 
 
 
13
 
 
Bezpieczeństwo i higiena pracy
 
 
 
 
 
130
 
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy
A
Bc
do kategorii A  zalicza się własne przepisy, a do kategorii B5 – przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
 
 
131
 
Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy
B5
Bc
 
 
 
132
 
Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy
B10
Bc
protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
 
 
133
 
Rejestr czynników szkodliwych
B50
Bc
 
 
 
134
 
Badania lekarskie
B5
–––
 
 
 
14
 
 
Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Urzędu
 
 
 
 
 
140
 
Zasady i programy szkolenia i doskonalenia
A
Bc
własne ustalenia
 
 
141
 
Dokształcanie pracowników
B5
Bc
studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
 
 
142
 
Szkolenia organizowane przez Urząd
B5
Bc
 do kategorii B5 kwalifikuje się dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń. Zaświadczenia, świadectwa nauki-do akt osobowych.
 
 
143
 
Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników krajowe i zagraniczne
B5
Bc
 
 
 
144
 
Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w Urzędzie
B5
Bc
 
 
 
15
 
 
Dyscyplina pracy
 
 
 
 
 
150
 
Przepisy prawne dotyczące czasu pracy, dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych
A
Bc
do kategorii A  zalicza się opracowania własne, a do kategorii B5 opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
 
 
151
 
Ustalanie czasu pracy pracowników Urzędu
B5
Bc
 
 
 
152
 
Dowody obecności w pracy
 
 
 
 
 
 
1520
Listy obecności
B3
––––
listy obecności, karty obecności w pracy, raporty obecności
 
 
 
1521
Ewidencja wyjść służbowych
B3
––––
 
 
 
 
1522
Ewidencja wyjść prywatnych
B3
––––
 
 
 
153
 
Absencje
B3
––––
do kategorii B3 zalicza się ewidencję zwolnień lekarskich i urlopów okolicznościowych oraz zwolnienia lekarskie. Usprawiedliwienia nieobecności do kategorii Bc.
 
 
154
 
Urlopy pracownicze
 
 
 
 
 
 
1540
Urlopy wypoczynkowe
B3
––––
karty i listy urlopowe, plany urlopów, wnioski urlopowe
 
 
 
1541
Urlopy okolicznościowe
B3
––––
Jak w klasie 1540
 
 
 
1542
Urlopy bezpłatne
B3
––––
Jak w klasie 1540
 
 
 
1543
Urlopy wychowawcze
B3
––––
Jak w klasie 1540
 
 
155
 
Ewidencja delegacji służbowych
B2
––––
rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych – kategoria B5
 
 
156
 
Zezwolenia na prace dodatkowe
B2
Bc
w tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe
 
 
157
 
Rozliczenia czasu pracy pracowników
B5
––––
w tym godziny nadliczbowe
 
 
158
 
Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej
B10
Bc
postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych
 
 
159
 
Polecania służbowe
B3
––––
 
 
 
16
 
 
Sprawy socjalno-bytowe pracowników
 
 
 
 
 
160
 
Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych
A
Bc
do kategorii A zalicza się własne ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kategorii B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu
 
 
161
 
Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
B5
Bc
 
 
 
162
 
Zaopatrzenie rzeczowe pracowników
B3
Bc
dokumentacja dot. praw i przyznawania odzieży ochronnej
 
 
163
 
Wypoczynek pracowników i ich rodzin
B3
Bc
dokumentacja dot. wczasów pracowniczych i rodzinnych oraz obozów, koloni dla dzieci i młodzieży, „zielonych szkół”, np. podania i decyzje
 
 
164
 
Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi
B3
Bc
 
 
 
165
 
Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne
B3
Bc
inne niż wymienione przy klasach 161, 163, 164
 
 
17
 
 
Ubezpieczenia osobowe pracowników
 
 
 
 
 
170
 
Przepisy ubezpieczeniowe
B5
––––
instrukcje i przepisy ZUS, towarzystw i zakładów ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu
 
 
171
 
Ubezpieczenia społeczne, deklaracje rozliczeniowe
B5
––––
 
 
 
172
 
Dowody uprawnień do zasiłków
B5
––––
np. zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, itp.
 
 
173
 
Legitymacje ubezpieczeniowe
B5
––––
ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.
 
 
174
 
Emerytury i renty
B2
––––
wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty lub emerytury bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie
 
 
175
 
Ubezpieczenia zbiorowe
B10
––––
okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej
 
2
 
 
 
ŚRODKI RZECZOWE
 
 
 
 
20
 
 
Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi
A
Bc
do kategorii A  zalicza się przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi, a do kategorii B5 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu
 
 
21
 
 
Inwestycje i remonty kapitalne
B5
Bc
dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty.
 
 
22
 
 
Administracja nieruchomościami
 
 
 
 
 
220
 
Stan prawny nieruchomości
A
––––
dokumentacja prawna i Dokumentacja techniczna obiektów-kat. BE5
 
 
221
 
Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom
B5
–––
 
 
 
222
 
Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne
B5
–––
okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu
 
 
223
 
Eksploatacja budynków i lokali
 
 
 
 
 
 
2230
Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń
B3
––––
zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac, faktury
 
 
 
2231
Dokumentacja techniczna prac remontowych
B5
––––
dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty
 
 
 
2232
Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń
B3
––––
korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
 
 
224
 
Podatki i opłaty publiczne
B10
––––
deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem dowodów księgowych
 
 
23
 
 
Gospodarka materiałowa
 
 
dotyczy środków trwałych i nietrwałych
 
 
230
 
Zaopatrzenie materiałowe
B5
Bc
 
 
 
231
 
Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych
B5
Bc
dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
 
 
232
 
Ewidencja środków trwałych
B10
–––
 
 
 
233
 
Ewidencja środków nietrwałych
B10
–––
 
 
 
234
 
Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników
B5
–––
 
 
 
235
 
Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych
B10
Bc
dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne itp.                                Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.
 
 
236
 
Konserwacja i remonty środków trwałych
B5
Bc
 
 
 
237
 
Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych
B5
––––
opisy techniczne, instrukcje obsługi.                               Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia.
 
 
238
 
Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)
B2
Bc
 
 
 
24
 
 
Źródła zaopatrzenia
B5
Bc
zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa
 
 
25
 
 
Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
 
 
 
 
 
250
 
Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich
B5
Bc
 
 
 
251
 
Ewidencja środków transportu
B10
––––
 
 
 
252
 
Eksploatacja własnych środków transportowych
B5
––––
karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni
 
 
253
 
Użytkowanie obcych środków transportowych
B5
––––
zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
 
 
254
 
Eksploatacja środków łączności (telefonów, faksów, modemów, łączy internetowych)
B5
––––
w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności
 
 
255
 
Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej
B5
––––
 
 
 
26
 
 
Ochrona obiektów, mienia. Sprawy obrony cywilnej.
 
 
 
 
 
260
 
Strzeżenie mienia własnej jednostki
B5
––––
plany ochrony obiektów, dokumentacja służby wartowniczej (harmonogramy dyżurów, dzienniki służby), przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu.
 
 
261
 
Ochrona przeciwpożarowa
B5
––––
instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży p.poż., itp.
 
 
262
 
Ubezpieczenia rzeczowe
B10
––––
m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Sprawy odszkodowań.                                       Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
 
 
263
 
Sprawy obrony cywilnej
B5
––––
 
 
 
27
 
 
Przetargi i zamówienia publiczne
 
 
W ZAKRESIE CAŁEJ DZIAŁALNOŚCI URZĘDU, W TYM WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FUNDUSZU PRACY
 
 
270
 
Ogólne zasady organizowania zamówień publicznych i przetargów
B10
Bc
do kategorii A zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
 
 
271
 
Dokumentacja zamówień publicznych
B5
Bc
w tym rejestr zamówień publicznych i przetargów; na dokumentację zamówień i przetargów składają się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę.
 
 
272
 
Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych
B5
Bc
5 letni okres przechowywania liczy się od daty realizacji umowy
 
3
 
 
 
EKONOMIKA
 
 
 
 
30
 
 
Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
 
 
 
 
 
300
 
Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
B10
Bc
przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
 
 
301
 
Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej dotyczące Funduszy Strukturalnych
B10
Bc
Jak w klasie 300
 
 
302
 
Własne ustalenia dotyczące systemu ekonomiczno-finansowego i plany kont
A
Bc
 
 
 
31
 
 
Finansowanie.
 
 
PLANY, SPRAWOZDANIA I ANALIZY FINANSOWE – POR. KLASA 03
 
 
310
 
Obrót gotówkowy
B5
–––
plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
 
 
311
 
Finansowanie i kredytowanie.
 
 
 
 
 
 
3110
Finansowanie własnej jednostki
B5
–––
m.in. korespondencja; plany finansowe i ich zmiany ujęte są w odpowiednich klasach w klasie 03
 
 
 
3111
Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi
B5
–––
m.in. korespondencja
 
 
 
3112
Finansowanie inwestycji
B5
–––
okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji
 
 
 
3113
Przychody
B5
–––
własne dochody, przychody z dotacji, składek, pożyczki, itp.
 
 
32
 
 
Księgowość budżetowa
 
 
 
 
 
320
 
Dowody księgowe
 
 
 
 
 
 
3200
Dowody księgowe BU
B5
–––
 
 
 
 
3201
Dowody księgowe z Funduszu Pracy
B5
–––
 
 
 
 
3202
Dowody księgowe z Europejskiego Funduszu Społecznego
B5
–––
 
 
 
321
 
Dokumentacja księgowa
B5
–––
księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości
 
 
322
 
Rozliczenia
B5
–––
z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi
 
 
323
 
Windykacja należności
B5
–––
dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności
 
 
324
 
Uzgadnianie sald
B5
–––
korespondencja
 
 
325
 
Ewidencja syntetyczna i analityczna
B5
–––
 
 
 
326
 
Kontrole kasy
B5
–––
 
 
 
33
 
 
Rozliczenia płac
 
 
ZAŚWIADCZENIA O PŁACACH – POR. KLASA 123
 
 
330
 
Dokumentacja płac
B5
–––
dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia; w kopie dokumentów, których oryginały kadry odłożyły do akt osobowych
 
 
331
 
Dokumentacja potrąceń z płac
B5
–––
zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki, itp.
 
 
332
 
Listy płac
B50
–––
w tym listy premii, nagród, zasiłków, itp.
 
 
333
 
Karty wynagrodzeń
B50
–––
 
 
 
334
 
Rozliczenia składek na ZUS
B50
–––
 
 
 
335
 
Deklaracje podatkowe
B6
–––
m.in. PIT-y
 
 
336
 
Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac
B5
–––
 
 
 
34
 
 
Księgowość materiałowo-towarowa
 
 
 
 
 
340
 
Dowody księgowe
B5
–––
faktury własne i obce
 
 
341
 
Dokumentacja księgowa
B5
–––
karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
 
 
35
 
 
Fundusze, środki specjalne
 
 
 
 
 
350
 
Zasady gospodarowania funduszami i środkami
A
Bc
 
 
 
351
 
Realizacja i wykorzystanie funduszy i środków własnych Urzędu
B5
–––
w obrębie tej klasy można dokonać podziału według poszczególnych funduszy (m.in. mieszkaniowy, socjalny, itp.) i środków
 
 
36
 
 
Inwentaryzacja
 
 
 
 
 
360
 
Ogólne zasady inwentaryzacji
A
Bc
własne ustalenia
 
 
361
 
Wycena i przecena
B10
–––
arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne
 
 
362
 
Spisy, protokoły i sprawozdania z inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne
B5
–––
 
 
 
37
 
 
Dyscyplina finansowa
 
 
 
 
 
370
 
Rewizja dokumentacji
A
Bc
analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne oraz ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych
 
 
371
 
Inne sprawy nadzoru finansowego
B5
Bc
nie ujęte w klasach 370, 371
 
4
 
 
 
OBSERWACJA RYNKU PRACY, PLANY, PROGRAMY, PARTNERSTWO NA RYNKU PRACY
 
 
 
 
40
 
 
Przepisy i zasady dotyczące działań na rynku pracy
B10
Bc
do kategorii A kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B10 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu
 
 
41
 
 
Obserwacja rynku pracy
 
 
 
 
 
410
 
Analizowanie, monitoring, oceny lokalnego rynku pracy
A
Bc
dla każdej analizy, sprawozdania, oceny można założyć odrębną teczkę
 
 
411
 
Informacje o stanie i strukturze bezrobocia
A
Bc
 
 
 
412
 
Analizy rynku pracy pod kątem opiniowania zezwolenia na pracę cudzoziemcom
A
Bc
w tym korespondencja
 
 
42
 
 
Plany i programy rynku pracy
 
 
 
 
 
420
 
Zewnętrzne plany działań na rzecz zatrudnienia
B5
Bc
krajowy lub regionalny
 
 
421
 
Projekty lokalne na rzecz rozwoju rynku pracy
A
Bc
dokumentacja dot. przygotowania i realizacji projektu
 
 
422
 
Programy promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy
A
Bc
jak przy klasie 421
 
 
423
 
Udział w programach i projektach zewnętrznych
 
 
w tym ze środków Unii Europejskiej
 
 
 
4230
Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach
A
Bc
 
 
 
 
4231
Realizacja programów i projektów zewnętrznych
A
Bc
w tym rejestr
 
 
 
4232
Obsługa finansowa programów i projektów zewnętrznych
B10
Bc
z wyjątkiem sprawozdań (zob. klasa 4231); okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu
 
 
43
 
 
Partnerstwo na rynku pracy
 
 
 
 
 
430
 
Współpraca z instytucjami rynku pracy
BE5
Bc
do kategorii A  należy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 – pozostałe dokumenty. Dla poszczególnych organów i instytucji można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i porozumienia – przy klasie 431
 
 
431
 
Umowy i porozumienia z instytucjami rynku pracy
A
Bc
 
 
 
432
 
Realizacja zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej
 
 
 
 
 
 
4320
Otwarte konkursy ofert
B5
Bc
 
 
 
 
4321
Oferty podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej
B5
Bc
 
 
 
 
4322
Umowy na realizację zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej
B10
Bc
w tym monitoring wykonania umowy; okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu zakończenia realizacji zadania
 
 
 
4323
Obsługa finansowa realizacji zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej
B5
Bc
okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu zakończenia realizacji zadania
 
5
 
 
 
USŁUGI RYNKU PRACY
 
 
 
 
50
 
 
Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczenia usług rynku pracy
A
Bc
do kategorii A kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu
 
 
51
 
 
Pośrednictwo pracy
 
 
 
 
 
510
 
Pozyskiwanie ofert pracy i informacji o pracodawcach
B5
Bc
 
 
 
511
 
Baza danych o pracodawcach
B10
Bc
 
 
 
512
 
Oferty pracy
B5
-----
w tym ewidencja
 
 
513
 
Zwolnienia grupowe
B10
Bc
w tym rejestr
 
 
514
 
Osoby aktywnie poszukujące pracy
B10
Bc
w tym rejestr
 
 
515
 
Skierowania
 
 
skierowania na badania lekarskie przy klasie 534
 
 
 
5150
Skierowania do pracy
B2
-----
 
 
 
 
5151
Skierowania do doradcy zawodowego
B2
-----
 
 
 
516
 
Giełdy pracy
       B5
Bc
 
 
 
52
 
 
Usługi EURES
 
 
 
 
 
520
 
Międzynarodowe oferty pracy
B5
-----
w tym rejestr i korespondencja
 
 
521
 
Kwalifikowanie osób do pracy za granicą
B5
-----
 
 
 
53
 
 
Poradnictwo zawodowe
 
 
 
 
 
530
 
Porady indywidualne
B5
-----
w tym rejestr